会議のファシリテーションに関する話です。私はファシリテーションに関する本を全く読んだことはないのですが、年間100以上の会議している経験から自らのスタイルを作ってきました。今回は会議におけるファシリテーションのコツについて教えます。
冒頭（会議内容の説明）
まずはじめに会議の趣旨と構成、ゴールについて参加者に説明をします。ホワイトボードやPCの画面を東映させ、どういった会議設計でゴールを目指しているのかを明確に共有します。例えば以下のように視覚的に冒頭で共有したほうが分かりやすいです。
ゴール：サービス内容の紹介とパイプラインへのサービスアタッチ
・XXXXサービスに関しての紹介（15分）
・YYYYの現在のパイプラインに関しての共有（15分）
・パイプラインに対し、どのサービスをアタッチするのか検討（20分）
・ラップアップ（決定事項、ネクストアクションの確認）（10分）
資料の投影と議事メモ
出来るだけ同じ絵を共有して、参加者全員で同じイメージを描くことが出来るようにした方が良いです。何でもいいので関連する資料は画面上で共有し、資料ベースで進めてください。会話だけで会議を進めると聞いていない人や実は想像しているイメージが違ったなどの認識齟齬が発生します。議事メモもできれば、その場で共有しながら進めて行くと漏れなどがなく仕事を進めることができます。
参加者の発言
発言し易い雰囲気を作るのも、ファシリテーターの役割です。自分だけ一方的に喋って反応が無い会議は結構辛いです。普通に進行していて周りからの発言が無い場合、周りの発言を促すためにあえて、ファシリテーターから会議の参加者へ質問したりします。
ラップアップ
最後に「決定事項」と「ネクストアクション」の確認を行います。議事メモを取っているのであればその画面を投影して、参加者全員と確認作業を行います。またネクストアクションに関しては期限とオーナーを明確にしておくことが必要です。議事メモは時間をかけずにその場で参加者に送付します。（社内向けの議事メモに時間をかけても変に自分の仕事が増えたり、クオリティの期待値が上がるので清書は極力しないように、議事メモは会議中にとりながらある程度形を仕上げます。）
まとめ
以上会議進行のコツでした。チームで仕事をする以上、必ずと言っていいほど自身が主体的に仕事を進めて関係者を巻き込まなければならないケースが訪れるかと思います。そういう時は今回の会議進行（ファシリテーション）のコツを是非ご活用ください。
